หลายองค์กร พยายามทำระบบบริหารผลงาน และระบบประเมินผลงาน บนฐาน KPI (Key Performance Indicator) แล้ว ไม่ประสบความสำเร็จ ซึ่งเกิดมาจากหลายสาเหตุ

1. หัวข้อ KPI ไม่ได้สะท้อนผลงานที่แท้จริง ไม่มีความหมายมากพอที่จะนำไปปรับปรุงแก้ไขการทำงานให้ดีขึ้นได้
2. ต่างหน่วยงานต่างกำหนด ตัวชี้วัดของตัวเอง ไม่ไปในทิศทางเดียวกัน
3. หัวข้อ KPI ไม่สามารถ วัดได้จริงในทางปฏิบัติ วางระบบการจัดเก็บข้อมูลไม่มีประสิทธิภาพ หรือ เสียเวลาค่าใช้จ่ายไม่คุ้มกับการวัด
4. ผู้ปฏิบัติขาดความรู้ความเข้าใจ ถึงวัตถุประสงค์ในการทำระบบ หรือ ไม่ให้ความร่วมมือในการทำระบบ

-------------------------------------------------------------------------------

ก่อนที่จะทำระบบนี้สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจให้ถ่องแท้ก่อนว่า ทำเพื่ออะไร
วัตถุประสงค์ที่สำคัญ ของการทำระบบบริหารและประเมินผลงาน คือ

1. เพื่อเป็นเป้าหมายขององค์กร ได้ ทำสามารถเป็นเป้าในการดำเนินการของหน่วยงานต่างๆในองค์กร
2. เพื่อ Monitoring ผลงานขององค์กร อะไรคือ ตัวบ่งชี้สำคัญ ว่า องค์กรมีปัญหาจุดไหน อะไรคือตัวเลขที่จะบ่งบอกการเจริญเติบโตแบบมั่นคงยั่งยืน
3. เพื่อเป็นแนวทางและเป้าหมายให้ทุกหน่วยงาน เดินไปในทิศทางเดียวกัน เพื่อสนับสนุนเป้าหมายองค์กร
4. เพื่อให้ทราบข้อบกพร่อง ว่าหน่วยงานไหน หรือ บุคลากรคนใด ทำผลงานได้สูงกว่า, ต่ำกว่า ,หรือ ทำผลงานได้ตามมาตรฐาน และ สามารถเป็นข้อมูลในการนำมาพัฒนา บุคลากร และปรับปรุงระบบการทำงาน
5. ถ้าคิดว่าระบบการทำงานที่เป็นอยู่ ประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากรสูงอยู่แล้ว องค์กรสามารถเติบโต ได้แบบมั่นคงและยั่งยืนอยู่แล้ว ก็ไม่ต้องทำ ระบบบริหารผลงาน 

-------------------------------------------------------------------------

ดังนั้น หลักเกณฑ์ในการออกแบบหัวข้อ KPI ขององค์กร ที่สำคัญคือ

1. KPI ขององค์กรต้อง สามารถตอบโจทย์ ครบถ้วน ทั้งเรื่องเป้าหมาย ผลประกอบการในปัจจุบัน และ สามารถเติบได้ อย่างมั่นคงยั่งยืน (การเงิน, ลูกค้า, ระบบการจัดการ, การพัฒนาคนและความเจริญก้าวหน้า)
2. KPI แต่ละข้อต้องมีความหมายเชิงเหตุผล ว่าข้อไหนวัดเพื่ออะไร เกี่ยวข้องกับข้ออื่นอย่างไร ตอบโจทย์องค์กรข้อไหน
3. หัวข้อ KPI ต้องมีความสำคัญมากพอ ที่มีผลกระทบสำคัญต่อองค์กร หรือหน่วยงาน คุ้มค่ากับการดำเนินการจัดเก็บและประมวลผล
4. KPI ในแต่ละข้อ ต้องชัดเจน ว่าวัดอะไร เป็นจำนวน, ปริมาณ , เปอร์เซ็นต์ , วัดได้จริงในทางปฏิบัติ รวมถึง ความถี่ในการจัดเก็บ
5. KPI ต้องสัมพันธ์กันทั้งองค์กร และ ทุกข้อต้องตอบโจทย์ และสนับสนุน KPI ขององค์กร
6. KPI ทุกข้อต้องมี วิธีปฏิบัติ หรือ แผนปฏิบัติการที่ชัดเจน เพื่อทำให้ KPI ข้อนั้นบรรลุผล

--------------------------------------------------------------------------

อย่าลืมว่า ก่อนจะดำเนินการนำระบบ KPI มาใช้งาน สิ่งสำคัญคือทำความเข้าใจกับองค์กรถึงการนำระบบการประเมินผลงานมาใช้ 

หลังจากออกแบบหัวข้อ KPI องค์กรแล้ว ก็จะดำเนินการตามขั้นตอนต่อไป

1. กระจาย KPI จากองค์กรสู่หน่วยงาน เพิ่มเติมในส่วน KPI ตาม Function งานของหน่วยงาน(Functional KPI)
2. กระจาย KPI สู่ตัวบุคคล เพิ่มเติมในส่วน พฤติกรรมที่บ่งบอกความสามารถ (Competency) และ การมาทำงาน (Attendance)
3. จัดทำแบบฟอร์มการประเมินผลงาน ของหน่วยงาน และรายบุคคล
4. ออกแบบระบบ ขั้นตอน แบบฟอร์มการเก็บข้อมูล การประมวลผลข้อมูล และผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอน
5. นำผลการประเมิน มาปรับปรุงระบบการทำงาน พัฒนาบุคลากร หรือนำไป เป็นข้อมูลในระบบอื่นๆต่อไป เช่น การปรับขึ้นเงินเดือน , การจ่ายโบนัส

หัวใจสำคัญในการทำระบบบริหารและประเมินผลงานคือ ทำแล้วต้องตอบโจทย์เป้าหมาย อย่างแท้จริง บริหารผลงานได้จริง นำไปใช้ปรับปรุงระบบการทำงาน พัฒนาการทำงานของบุคลากร ได้อย่างแท้จริง

แต่ถ้าทำแล้ว หัวข้อประเมินส่วนใหญ่ ยังเน้นไปทางใช้ระบบ ดุลพินิจของผู้ประเมิน หัวข้อส่วนใหญ่ยังมองพฤติกรม แบบคำขวัญวันเด็ก ขยัน ซื่อสัตย์ ประหยัด อดทน แบบนี้อยู่

ขอแนะนำว่า อย่าทำเลยครับ
เสียเวลาเปล่าๆ